SharePoint Online

SharePoint Online er Microsofts cloudbaserede platform til filer, intranet, samarbejde og dokumenthåndtering. Den bruges ofte som fundamentet bag Teams-filer, OneDrive-deling, projektrum og fælles dokumentbiblioteker i Microsoft 365.

Hvorfor er begrebet vigtigt?

SharePoint Online er vigtigt, fordi mange virksomheder bruger det uden nødvendigvis at være klar over det. Når filer deles i Microsoft Teams, ligger de typisk i SharePoint Online. Det betyder, at struktur, rettigheder og governance i SharePoint har direkte betydning for virksomhedens daglige samarbejde.

Hvis SharePoint ikke planlægges ordentligt, kan virksomheden hurtigt ende med uklare filstrukturer, for mange Teams, forkerte rettigheder og dokumenter, der er svære at finde. Derfor bør SharePoint ses som en central del af virksomhedens informationsarkitektur.

Typisk misforståelse

Den mest almindelige fejl er at tro, at SharePoint bare er en mappe i skyen. I praksis er SharePoint Online en platform til dokumentbiblioteker, adgangsstyring, metadata, versionshistorik, deling, intranet og samarbejdsområder.

Eksempel

En virksomhed kan have et Team til salg, et Team til support og et Team til ledelse. Filerne i hvert Team ligger i separate SharePoint-sites. Hvis en tidligere medarbejder stadig har adgang til et site, eller hvis eksterne links deles for bredt, kan følsomme dokumenter ende med at være tilgængelige for de forkerte personer.

Best practice

• Planlæg site-struktur før bred udrulning.

• Brug grupper og roller i stedet for individuelle rettigheder, hvor det er muligt.

• Gennemgå ekstern deling og gæsteadgang regelmæssigt.

• Brug klare navnestandarder for Teams og SharePoint-sites.

• Dokumentér hvem der ejer hvert område og dets indhold.