Det afhænger af størrelse, brug og funktioner. Mange simple shared mailboxes kan bruges uden separat licens, men avancerede behov kan kræve licens.
Begreb
Shared mailbox
•
2 min
•
Grundlæggende
En shared mailbox er en delt mailboks, som flere brugere kan få adgang til. Den bruges ofte til fælles adresser som info, salg, support eller faktura, hvor flere medarbejdere skal kunne læse og besvare mails fra samme adresse.
Hvorfor er begrebet vigtigt?
Shared mailboxes er vigtige, fordi de gør det nemmere at håndtere fælles kommunikation uden at dele adgangskoder mellem medarbejdere. Hver bruger får adgang via sin egen konto, og adgang kan tildeles eller fjernes centralt.
For virksomheder er det især relevant ved afdelingsmails, kundeservice, økonomi og generelle kontaktadresser. Det giver bedre kontrol, sporbarhed og administration end at bruge én fælles bruger med delt kodeord.
Typisk misforståelse
Den mest almindelige fejl er at tro, at en shared mailbox er det samme som en almindelig bruger. En shared mailbox er typisk beregnet til fælles adgang, ikke som en personlig konto til login.
Eksempel
En virksomhed har adressen support@eksempel.dk. Flere medarbejdere i supportteamet får adgang til den delte mailboks, så de kan læse og besvare henvendelser uden at dele én fælles adgangskode.
Best practice
Brug shared mailboxes til fælles funktioner som support, salg og økonomi.
Tildel adgang til navngivne brugere i stedet for at dele adgangskoder.
Gennemgå adgang løbende, især ved rolleændringer og fratrædelser.
Dokumentér hvem der har adgang til vigtige delte mailbokse.
Brug tydelige navne og mailadresser, der matcher funktionen.
Frequently asked questions
Ja, hvis brugeren har de nødvendige rettigheder, kan vedkommende sende som eller på vegne af den delte mailboks.
Ja. En shared mailbox giver bedre sikkerhed og administration, fordi adgang styres pr. bruger i stedet for via en fælles adgangskode.