Retention policy

En retention policy er et sæt regler for, hvor længe data skal opbevares, og hvornår de må eller skal slettes. Reglerne kan gælde for blandt andet mails, dokumenter, chats og andre forretningsdata.

Hvorfor er begrebet vigtigt?

Retention policies er vigtige, fordi virksomheder både kan have behov for at bevare dokumentation og for at slette oplysninger, som ikke længere er nødvendige. Uklare regler kan føre til enten for tidlig sletning eller unødvendig opbevaring af følsomme data.

For virksomheder er retention relevant ved bogføringsmateriale, kontrakter, mails, personalesager, kundedata, juridiske krav og interne dokumentationsbehov.

Typisk misforståelse

Den mest almindelige fejl er at tro, at retention er det samme som backup. En retention policy styrer, hvor længe bestemte data skal bevares eller slettes, mens backup primært bruges til at gendanne data efter fejl, tab eller hændelser.

Eksempel

En virksomhed beslutter, at bestemte kontrakter skal opbevares i en fast periode, mens almindelige samarbejdsdokumenter skal slettes, når de ikke længere har et forretningsmæssigt formål. Reglerne implementeres som retention policies og dokumenteres internt.

Best practice

• Kortlæg juridiske, kontraktmæssige og forretningsmæssige krav.

• Definér tydelige kategorier og opbevaringsperioder.

• Undgå at gemme alle data uden en konkret begrundelse.

• Dokumentér ansvar, undtagelser og godkendelsesprocesser.

• Test reglerne på et begrænset område før bred udrulning.

• Gennemgå politikkerne regelmæssigt, når krav og arbejdsgange ændres.