OneDrive

OneDrive er Microsofts cloudbaserede filområde til den enkelte bruger. Det bruges typisk til personlige arbejdsfiler, synkronisering mellem enheder, deling af dokumenter og adgang til filer på tværs af computer, telefon og browser.

Hvorfor er begrebet vigtigt?

OneDrive er vigtigt, fordi mange medarbejdere bruger det som deres primære arbejdsområde til filer. Når det fungerer korrekt, gør det det lettere at arbejde fra flere enheder, gendanne filer, dele dokumenter og undgå lokale filer, der kun ligger på én computer.

Samtidig kan forkert brug af OneDrive skabe risiko. Hvis medarbejdere gemmer fælles virksomhedsdata i deres personlige OneDrive i stedet for i SharePoint eller Teams, kan viden og dokumenter blive svære at finde, overdrage og administrere.

Typisk misforståelse

Den mest almindelige fejl er at tro, at OneDrive og SharePoint er det samme. OneDrive er primært brugerens personlige filområde, mens SharePoint typisk bruges til fælles dokumentbiblioteker, Teams-filer og struktureret samarbejde.

Eksempel

En medarbejder kan bruge OneDrive til egne arbejdsnoter, udkast og dokumenter under udarbejdelse. Når dokumentet skal deles med et team, en afdeling eller hele virksomheden, bør det ofte flyttes til et fælles SharePoint-område eller et Team, så ejerskab og adgangsstyring bliver tydeligere.

Best practice

• Brug OneDrive til personlige arbejdsfiler og midlertidige udkast.

• Brug SharePoint eller Teams til fælles virksomhedsdata.

• Aktivér kendt mappe-synkronisering, hvor det giver mening.

• Gennemgå delingslinks og ekstern deling regelmæssigt.

• Sørg for klare retningslinjer for, hvor forskellige filtyper skal gemmes.