Distribution list

Distribution list betyder distributionsliste og er en mailgruppe, der bruges til at sende den samme mail til flere modtagere på én gang. I Microsoft 365 bruges distributionslister ofte til afdelinger, teams, fælles information og interne beskeder.

Hvorfor er begrebet vigtigt?

Distribution lists er vigtige, fordi de gør det nemt at kommunikere til flere personer uden at vedligeholde modtagere manuelt i hver mail. De kan give bedre struktur, færre fejl og mere ensartet intern kommunikation.

For virksomheder er distributionslister relevante ved afdelingsmails, ledelsesbeskeder, kundeservice, projektgrupper, interne nyheder, mailflow og administration af modtagere.

Typisk misforståelse

Den mest almindelige fejl er at tro, at en distribution list er det samme som en delt postkasse. En distributionsliste videresender mails til medlemmer, mens en delt postkasse er en fælles mailboks, som flere personer kan arbejde i.

Eksempel

En virksomhed opretter en distributionsliste til økonomiafdelingen. Når nogen sender en mail til listen, modtager alle relevante personer i økonomiafdelingen mailen uden at afsenderen skal kende alle individuelle adresser.

Best practice

• Brug tydelige navne og beskrivelser på distributionslister.

• Dokumentér ejere, medlemmer og formål.

• Gennemgå medlemskab regelmæssigt.

• Vælg om eksterne afsendere må sende til listen.

• Brug shared mailbox eller gruppe, hvis der skal arbejdes samlet i en fælles indbakke.